Functie

• Jouw rol staat centraal in het documentatieproces in de cyclus van de projecten want je instaat voor de uitvoeringsdossiers voor de technische teams evenals voor het samenstellen en doorsturen van de as-built dossiers in papieren of digitale vorm
• Je stelt de dossiers voor uitvoering samen met de basisdocumenten die de projectmanagers en installatieteams nodig hebben: plannen, PPSS, toegangsautorisaties, enz…
• Je werkt nauw samen met de verkoop- en technische teams om nauwkeurige, actuele informatie te verzamelen tijdens de uitvoeringsfasen
• Je bereidt de as-built dossiers voor, waarin wijzigingen, aanvullingen en aanpassingen die tijdens de uitvoeringsfase zijn aangebracht, worden opgenomen
• Je bereidt papieren versies van as-built dossiers voor in overeenstemming met vastgestelde normen, of maakt digitale versies met behulp van geschikte IT-tools die de bewaring en beveiliging van elektronische bestanden garanderen
• Op verzoek van de projecteigenaar plaats je de documenten online op het speciale IT-platform en controleer je regelmatig wijzigingen in de status van de documenten
• Je zorgt ervoor dat alle documenten voldoen aan de interne normen van het bedrijf of conform zijn aan de contractuele eisen.
• Je bereidt de documenten voor die nodig zijn voor de aanvraag van de definitieve oplevering en het attest van goede uitvoering waarbij je ervoor zorgt dat alle documenten volledig en nauwkeurig zijn en voldoen aan de wettelijke of contractuele vereisten.
• Je werkt mee aan de ontwikkeling van efficiënte systemen voor documentbeheer om informatie te organiseren, te indexeren, te archiveren en snel terug te vinden.
• Tot slot verzorg je verschillende administratieve ondersteuningstaken voor de afdeling projecten en het tekenbureau, zoals het opstellen van technische fiches of legenden, het afdrukken van plannen, het vertalen van samenvattende teksten van het Frans naar het Nederlands, enz.

Jouw profiel

• Je hebt een bachelor diploma secretariaat of bouwkunde met een administratieve focus, of je hebt gelijkaardige ervaring in de bouwsector
• Je hebt goede organisatorische en planningsvaardigheden
• Je bent ordelijk, hebt een passie voor kwaliteit, bent flexibel en houdt van deadlines
• Je bent zeer nauwgezet in je administratieve taken en hebt een goede beheersing van IT-tools. Kennis van Navision of Business Central is een pluspunt
• Je bent een teamspeler met uitstekende communicatieve vaardigheden in het Frans en het Nederlands
• Je hebt oog voor detail en bent assertief in de omgang met interne en externe contacten.
• Tot slot ben je een stabiel persoon op zoek naar een opdracht op lange termijn.

• Kopieerwerk verrichten
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Documenten coderen, klasseren en archiveren

Aanbod

• Een stabiele functie in een familiebedrijf met een aangename werksfeer en fijne collega’s met teamspirit
• Een grondige opleiding door de huidige verantwoordelijke, die in 2024 met pensioen gaat
• De middelen die je nodig hebt om je werk efficiënt uit te voeren
• Een motiverend salaris in verhouding met je ervaring
• Groepsverzekering
• Hospitalisatieverzekering
• Een 13e maand
• Eco cheques
• 12 bijkomende ATV-dagen

Solliciteren

Cristina Condorelli
+32 479 64 70 91
cristina@metiselect.be