Functie

• Ondersteunen bij de inkoop van goederen en diensten, inclusief het aanvragen van offertes en het plaatsen van bestellingen.
• Coördineren van facilitaire zaken zoals onderhoud, reparaties en kantoorbenodigdheden.
• Bijhouden van administratieve documentatie en rapportages gerelateerd aan operationele activiteiten.
• Plannen en organiseren van interne en externe vergaderingen, evenementen en reizen.
• Communiceren met leveranciers en dienstverleners om ervoor te zorgen dat afspraken worden nagekomen.
• Ondersteunen van de directie en andere teamleden bij diverse projecten en taken.
• Bieden van administratieve ondersteuning op verschillende vlakken, zoals sales, veiligheid, orderverwerking, IT enzovoort.
• Voorbereiden van rapportages, presentaties en andere documentatie voor de directie.
• Ondersteunen bij de onboarding van nieuwe medewerkers en het coördineren van trainingssessies.

Jouw profiel

• Master werk- en denkniveau, bij voorkeur in een relevante richting zoals Bedrijfskunde, Office Management of een andere economische of administratieve richting.
• Minimaal 2-3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol.
• Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Proactieve en flexibele instelling met oog voor detail.
• Discreet en betrouwbaar met een sterk verantwoordelijkheidsgevoel.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
• Ervaring met MS Office (Word, Excel, PowerPoint) en bij voorkeur met ERP-systemen.

• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren

Aanbod

• Een uitdagende functie met vrijheid om je eigen toets erin te leggen.
• Je komt terecht in een vooruitstrevende Kempense KMO, waar sterk wordt geïnvesteerd in de verdere uitbouw van de organisatie.
• In onze moderne kantoren en geautomatiseerde productieruimte ervaar je alle comfort.
• Een job omringd door een collegiale en informele werksfeer.
• Onze jaarplanning bestaat uit 2 weken kerstvakantie en 3 weken in juli (bouwverlof) + vrij te kiezen dagen.

Solliciteren

Diny Vermeulen
014 25 77 80
management@hg-glas.be