Functie

Binnenin NIVO ben je de persoon die graag de medewerkers ondersteunt. Je organiseert graag en werkt en volgt graag de planning op.

Afhankelijk van wie je ondersteunt kunnen de taken variëren;

Sales manager: zit mee in de sales, hij wordt graag ondersteunt in communicatie zowel intern als extern. Offertes opstellen, facturatie en klantcontacten opvolgen. Het sales team te ondersteunen in het opstellen van beurzen.

CEO: hij zorgt voor de richting van het bedrijf. Helaas is boekhouding, routineuze taken, navragen, echte energy drainers voor hem. Hem ondersteunen in het correct afhandelen van alle uitvoerende & administratieve taken zorgt ervoor dat hij op top energie kan presteren. Mocht je hem kunnen voorzien van een overzicht en een rapport van de nodige in/outs, dan zal hij je heel dankbaar zijn.

Engineering: Zij zijn de werkpaarden binnenin het bedrijf, ze hebben nood aan iemand die bestellingen weet op te volgen, prijs lijsten up te daten en te rapporteren, hulp bij communicatie van projecten, bijhouden van de werkbonnen en de facturen hier aan koppelen.

Jouw profiel

Je hebt affectie met een technische omgeving. Je organiseert en communiceert graag, en bent nauwkeurig in je taken, houdt van variëteit en maakt graag deel uit van een ondersteunende rol binnen het bedrijf. Je bent een verbindende factor binnen het bedrijf en zit je soft skills maar al te graag in.

Je werkt graag in een vlakke structuur en verschillende aspecten binnenin het bedrijf schrikken je niet af.

· Communicatie
· Ondersteuning
· Admin-werk
· Planning & opvolging
· Boekhouding

• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren

Aanbod

We stellen een salarispakket samen op maat in functie van je kennis en ervaring. Filevrij verkeer, kwaliteitsvolle omgeving, community van technische profielen en uitvinders onderling. Je krijgt de kans om jezelf te ontwikkelen, wij hechten belang aan wie jij bent als persoon. Open sfeer, een team van gelijkgestemden en vlakke bedrijfscultuur.

Duur: deeltijds, ca. 2 dagen in de week en kan uitgebreid worden in de toekomst indien nodig.

Solliciteren

Nicholas PROVO
0477 35 79 45
nicholas.provo@nivosystems.be