Functie

Bediendecontract, 100%, uurrooster te bespreken, 5 dagen per week, kantoor Tervuren.

Ifac Service in een notendop

Ifac Service werd opgericht in 1978 en maakt sinds mid 2023 deel uit van de Gerantis groep. We zijn experts in verkoop en verhuur, nieuwbouw en privatief vastgoedbeheer. Met een focus en specialisatie op die laatste. Met een groeiende portefeuille vatgoedbeheer van ondertussen meer dan 1350 huurwoningen en appartementen zorgen we ervoor dat meer dan 550 eigenaars zich nergens zorgen over hoeft te maken. We’ve got your back.

Voor ons team ‘Vastgoedbeheer’ zoeken wij een enthousiaste collega met uitgesproken administratieve en planningskills. Deze opdracht zal een duo-job zijn samen met een andere collega. Dit zorgt voor voldoende afwisseling in je dagelijkse taken.

Jouw duo-opdracht in samenwerking met een andere collega

Administratief contractbeheer:

• Administratieve verwerking van een opzegbrief: ontvangstbevestiging, eigenaar informeren, huurdossier afhandelen in CRM-systeem.
• Je zorgt voor de voorbereiding (EPC, huurprijs, beschrijving, planning, …) en publicatie van het pand in samenspraak met het team en de eigenaar.
• Je plant uitgaande plaatsbeschrijvingen in met huurders en experts. Je informeert huurders over het verloop van de plaatsbeschrijving zodat ze de woning optimaal voorbereiden.
• Je vraagt de jaarlijkse afrekeningen op bij de syndicus ter voorbereiding van de uitgaande plaatsbeschrijving (energieverbruik, poetsdienst, tuinonderhoud).

Planner “Technisch vastgoedbeheer”:

• Je volgt meldingen van huurders over technische problemen op.
• Je werkt met het team een plan van aanpak uit en volgt de uitvoering ervan op.
• Je overlegt met eigenaars en huurders en je stuurt techniekers aan.
• Je zorgt voor de nodige administratieve opvolging en zorgt voor het correct loggen in het CRM-systeem.

Algemeen:

• Je onderhoudt goede relaties met huurders, verhuurders en leveranciers. Dat gebeurt zowel op kantoor, via de telefoon, als per e-mail (belangrijk: steeds met Colgate®-smile).
• Algemene telefonie en kantoororganisatie.
• Je springt bij, wanneer nodig, in andere diensten binnen ons kantoor.
• Je bewaakt mee de klantvriendelijkheid en de efficiëntie van alle processen binnen het volledige beheerteam. Je helpt mee aan het door-ontwikkelen van het CRM-pakket.

Jouw profiel

Jouw profiel

• Je communiceert vlot in het Nederlands, Engels en Frans.
• Werkervaring in dit domein (rentmeester, syndicus, logistiek, bouw) is een pluspunt.
• Goed plannen, communiceren, bemiddelen en organiseren schrikken je niet af.
• Je werkt oplossingsgericht, je bent administratief heel sterk en kan goed multitasken.
• Je bent een energieke, aanspreekbare teamplayer die graag initiatief neemt.
• Je ziet werk en springt wanneer nodig bij om een collega uit de nood te helpen.
• Je bent niet vies om af en toe de telefoon op te nemen en te e-mailen met klanten.
• (En we zijn helemaal niet veeleisend, maar) je bent flexibel, proactief, dynamisch, nauwkeurig, diplomatisch, zelfstandig, … en je kan elk ander typisch vacature-buzzword die je zelf nog kan bedenken probleemloos afvinken! ;)
• Je kan werken met MS Office en je wilt gerust ook eens iets nieuws leren.
• Bereidheid op zaterdag (10u – 14u) te werken is een pluspunt, eventueel in een beurtrol

• Meewerken aan de planning en uitvoering van herstellings- of renovatiewerken
• Huurders actuele informatie geven
  Antwoorden op de vragen en klachten van klanten
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Opvolg- en activiteitengegevens registreren
  De informatie doorgeven aan de betrokken dienst

Aanbod

An offer you can’t refuse

• Een uitdagende functie waarin je autonoom kan werken en waarin je eigen inbreng gewaardeerd wordt.
• Een correcte verloning aangevuld met allerlei extralegale voordelen.
• De mogelijkheid om jezelf verder te ontwikkelen middels opleidingen.
• Een aangename werksfeer in een ervaren dynamisch team, gevestigd in een hypermodern kantoor met een open workspace in hartje Tervuren
• Work hard, play hard. Dit wil zeggen dat we op tijd en stond eens samen afterworken, barbecueën, op restaurant en op teambuilding gaan.

Solliciteren

Eva Berckmans
0475 77 12 89
eva@ifacservice.be