Functie

Voor ons Support Office in Mechelen, zijn we op zoek naar een Administratief medewerker voor het Sales & Office team.

In deze rol ga je ondersteuning bieden aan de Sales afdeling (Retail Operations Manager en Regio Managers). Ook zal je instaan voor een gevarieerd pakket aan organisatorische, administratieve en ondersteunende taken voor het hoofdkantoor.

Wat kan je verwachten?

Jouw voornaamste activiteiten zijn:

Je beheert de juiste informatie in het verkoophandboek, de handleidingen verkoop en de communicaties op het intranet. Je verbetert de opmaak en inhoud; maakt de vertaalslag naar de winkels en signaleert knelpunten.

• Je plant, organiseert, coördineert en realiseert de aan jou toegewezen commerciële projecten binnen de kaders van de projectplannen.
• Je volgt vragen/klachten van de winkels op binnen de gestelde termijn.
• Je verzorgt de organisatie van vergaderingen, team buildings/events, agenda’s en presentaties voor winkels en voor het hoofdkantoor. Je neemt ook de notulen.
• Je verwerkt de post van de verschillende afdelingen van het hoofdkantoor en de winkels.
• Je beheert, bestelt en volgt de facturatie op van bestellingen voor het hoofdkantoor en niet-handelsgoederen voor de winkels.
• Je beheert toegangsbadges en abonnementen voor het hoofdkantoor.
• Je verzorgt de administratie voor de Ondernemingsraad, SD en het CPBW.
• Je beheert de algemene mailbox.
• Je verzorgt de algemene goede werking van het hoofdkantoor en vergaderzalen.
• Je fungeert als back-up voor een aantal taken van de Senior Sales Support Medewerker.

Jouw profiel

Herken je jezelf in volgend profiel? Neem dan zeker contact op!

• Bachelor opleiding in administratieve richting of gelijkaardig door ervaring.
• Minimum 3-5 jaar ervaring in een administratieve functie.
• Goede kennis van het Nederlands en Frans zowel geschreven als gesproken.
• Affiniteit of ervaring in de Retail is een troef.
• Je houdt ervan om op een gestructureerde, ordelijke manier te werken en zet graag de puntjes op de i.
• Je werkt graag zelfstandig, ziet werk en weet van aanpakken.
• Je bent sociaal vaardig, zowel geschreven als gesproken.

• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)

Aanbod

Wij bieden jou graag de kans om in een dynamische, succesvolle en groeiende organisatie je ambities waar te maken. Je komt terecht in een aangename werkomgeving met informele bedrijfscultuur en gedreven, getalenteerde en enthousiaste collega's.

Om je functie goed te kunnen uitvoeren, voorzien we een aantrekkelijk salarispakket aangevuld met een aantal extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, GSM, bonussysteem, etc.

Jouw ontwikkeling vinden wij belangrijk. GrandVision Benelux biedt je een waaier aan opleidingen en trainingen passend bij jouw behoefte en ambitie.

Solliciteren

Nele Daems
0495 240516
recruitmentBE@grandvisionbenelux.com