Functie

Wie zoeken we?

Voor ons klein maar dynamisch team zoeken wij een administratief medewerker en organisatietalent met een hart voor de zorg.

Voel jij je goed in een ondersteunende rol naar je collega’s toe en hou je van organisatorische, administratieve en logistieke taken? Dan is dit een job voor jou!

Je takenpakket

Je organiseert het werk op de administratieve cel en je hebt een collega die je hierin ondersteunt en je back-up kan zijn.

o Je ondersteunt ons opleidingsgebeuren door de inschrijvingen te beheren, de betalingen op te volgen, overeenkomsten, attesten en accreditatiedocumenten op te stellen, evaluatieformulieren te verwerken, zalen en catering te zoeken en te reserveren …

o Je ondersteunt op dezelfde manier ons jaarlijks congres en diverse studiedagen.

o Je staat in voor de ledenadministratie.

o Je beantwoordt telefonische oproepen en inkomende mails en zorgt voor de dispatching ervan.

o Je zorgt voor de facturatie in bedrijfseigen pakket en de opvolging en behandeling van openstaande facturen.

o Je staat in en bent verantwoordelijk voor de bankverrichtingen.

o Je ondersteunt de collega boekhouding bij het toewijzen van boekhoudposten of aanpassingen.

o Je bent het aanspreekpunt voor alle wettelijke verplichtingen voor de vzw en volgt deze ook op.

o Je beheert de verspreiding van onze publicaties, zorgt voor het voorraadbeheer, de verzending en facturatie ervan.

o Je bent bereid mee te werken aan een nieuw online systeem voor verwerking inschrijvingen, facturen, verkoop, stock,…

Jouw profiel

Je profiel

o Je bent een echte teamplayer.

o Je blijft niet bij de pakken zitten maar zoekt een oplossing als een probleem opduikt.

o Je organiseert graag je werk en bent in staat dringende van minder dringende zaken te onderscheiden.

o Je bent flexibel en krijgt energie van een wisselend en gevarieerd takenpakket.

o Je bent uiteraard thuis in MS Office: Word, Excel en Powerpoint.

o Je hebt minimaal een van bachelordiploma en/of je hebt een gerichte opleiding gevolgd of je hebt de nodige ervaring opgebouwd.

• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Documenten coderen, klasseren en archiveren

Aanbod

Ons aanbod

o Een klein en geëngageerd team waarin we elkaar zoveel mogelijk ondersteunen.

o De mogelijkheid om je functie zelf mee vorm te geven.

o Loon op basis van ervaring en barema.

o Beperkt thuiswerk mogelijk.

o Werkplek op 300m van station van Vilvoorde.

Solliciteren

Nathalie Hamaide
022553040
n.hamaide@palliatievezorgvlaanderen.be