Functie

Vacature: Office Assistant
Locatie: Wilrijk

Onze groeiende organisatie is op zoek naar een toegewijde Office Assistant die de dagelijkse operationele taken kan beheren en de efficiëntie van ons kantoor kan maximaliseren.

Taken en verantwoordelijkheden:
Onthaal:
Verwelkomen van bezoekers en sollicitanten.
Beheren van de postbus en het legen ervan.

Voorraadbeheer:
Bijhouden van voorraden voor kantoor- en vergaderbenodigdheden.
Assisteren bij het beheren van actieve voorraden zoals kabels.
Beheren van telefoongesprekken en administratieve ondersteuning bieden aan sales.
Ondersteunen bij facturatie en administratieve taken.

Ontvangst en beheer van goederen:
Ontvangen van leveringen en verwerken van inkomende goederen.
Coördineren van leveringen & bepalen van locatie.

Hygiëne en faciliteitenbeheer:
Onderhoud van kantoorplanten.
Coördineren van schoonmaakdiensten.
️ Beheren van vuilnisbakken en algemene ruimtes.

Office Management:
Plaatsen van bestellingen voor evenementen.
Aanvullen van koelkasten en keukenvoorraden.
☕ Zorgen voor goede werking van koffiemachines.

Telefoon en administratie:
Beheren van telefoongesprekken en administratieve ondersteuning bieden aan sales.
Ondersteunen bij facturatie en administratieve taken.
Regelen van toegang voor nieuwe medewerkers en intrekken van toegang voor ex-medewerkers.
Uitvoeren van algemene ondersteunende taken zoals beheren mailbox & mailings.

Events:
Assisteren bij de voorbereiding en organisatie van interne evenementen.
Ondersteunen bij klantenevenementen, inclusief communicatie en coördinatie.

Jouw profiel

Vereisten:
⏳ Ongeveer 3 jaar ervaring in een soortgelijke functie.
Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail.
Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
Bekendheid met voorraadbeheer en facilitair management is een pluspunt.
Vaardigheid in het werken met Microsoft Office en andere relevante software.
In staat om zelfstandig te werken en prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving. In staat om een positieve sfeer te creëren en anderen te motiveren.
Beschikken over een charismatische en vriendelijke uitstraling.
Sterke communicatieve vaardigheden om effectief te kunnen communiceren met collega's en bezoekers.

• Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen, ...)
• Kopiëren, klasseren, intikken, lay-out verzorgen, ... van documenten
• De activiteiten van een team coördineren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• De toegang en verplaatsingen van personen binnen de organisatie, sites en lokalen controleren
• Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats
• Een gesprekspartner adviseren en bijstaan bij administratieve en dagdagelijkse aspecten
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Aanplakborden, informatie en bedrijfspubliciteit voor bezoekers actueel houden

Aanbod

Wij bieden:
Een uitdagende en diverse werkomgeving.
Mogelijkheden voor professionele ontwikkeling.
Een competitief salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden.

Over ons:
Acom opende de deuren in het jaar 1989 en heeft sindsdien een schat aan ervaring opgebouwd in de IT-sector. Als pionier hebben we de evolutie van IT, telefonie en andere technologieën van dichtbij gevolgd.
Als gevestigde waarde beschikken we over sterke relaties tussen onze collega’s, klanten en leveranciers.

Als deze functie jou aanspreekt en je voldoet aan de vereisten, nodigen we je uit om te solliciteren door je cv en een motivatiebrief te sturen naarwerken@acom.be.

Naargelang je profiel, starten we via IBO of een interimcontract.

Solliciteren

Ceusters Robin
03 210 92 60
werken@acom.be