Functie

Je staat in voor het onthaal en de doorverwijzing van de burgers. Je fungeert als eerste aanspreekpunt van de bezoekers aan het administratief centrum. Je geeft inlichtingen (telefoon, website, loket….) en verwijst door naar de juiste afdeling. Het onthaalloket zal evolueren naar een snelloket: de burgers kunnen kort langskomen om documenten die voor hen klaarliggen af te halen. Je bent dan verantwoordelijk om deze documenten te overhandigen.

Hiernaast zal je ook ingeschakeld worden als administratieve kracht van de dienst burgerzaken. Op een professionele en doelmatige manier sta je de burger te woord en geef je een antwoord op al zijn/haar administratieve en juridische vragen. Je bereidt ook de documenten voor het snelloket voor.

Een korte opsomming van wat je taken o.a. zijn:

• Instaan voor een klantvriendelijk onthaal, je bent het eerste aanspreekpunt
• Verwerken van inkomend telefoonverkeer en daar waar mogelijk gevraagde info verstrekken
• Ondersteuning administratief beheer
• Mailings
• Briefwisseling
• Opmaken listings
• Voorbereiding jaarlijkse gemeentekalender
• Verkoop van vuilniszakken
• Verkoop van jetons containerpark
• Kassabeheer
• Verzekering van avonddienst in overleg
• Vervangen/opvangen taken collega eigen dienst bij afwezigheden
• Het uitvoeren van werkzaamheden van de dienst burgerzaken, inzonderheid de loketdienst en bijhorende administratieve taken
• Instaan voor een vlotte en correcte dienstverlening aan de burgers
• Voorbeelden van documenten die burgers komen ophalen: Identiteitskaarten/rijbewijzen/reispassen/enz..

Jouw profiel

Je haalde een diploma in het hoger secundair onderwijs.

Voor deze functie verwachten we dat je minstens 3 jaar relevante ervaring in een administratieve functie kan voorleggen.

Indien je niet beschikt over een diploma hoger secundair onderwijs moet je over minstens 3 jaar relevante ervaring beschikken én slagen voor een capaciteitstest om deel te nemen aan de selectieprocedure.

Omdat je het eerste aanspreekpunt bent van de gemeente, vinden we het belangrijk dat je klantvriendelijk, contactvaardig bent en goed Nederlands kan spreken. Je kan zelfstandig werken en bent hierbij nauwkeurig en stipt. Je bent flexibel en houdt ervan om collega's bij te staan waar nodig.

De gemeente heeft 1 dag in de week een laatavond opening. Je bent dan ook bereid om soms later te werken.

• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren

Aanbod

Je start in salarisschaal C1-C3 met een vervangingscontract 19/38. Relevante ervaring wordt mee opgenomen in het bepalen van je brutoloon.

Extralegale voordelen:

• Maaltijdcheques van 8.00 EUR
• Fietsvergoeding
• 33 dagen jaarlijkse vakantie voor voltijdse functie
• Glijdend werkrooster

Solliciteren

Tamara Bammens
032882656
sollicitaties@hemiksem.be