Functie

Hou jij ervan om te werken in een multiculturele omgeving en wil je je steentje bijdragen om de migratiestromen in goede banen te leiden?

Als administratief assistent in de centra van DVZ sta jij mee in voor de administratieve opvolging en het beheer van jouw dienst. Afhankelijk van de dienst waar je werkt, wordt jouw takenpakket anders ingevuld.

Je houdt contact met bewoners, personeelsleden of andere diensten en zorgt ervoor dat zij snel een antwoord krijgen op hun vragen. Samen met je collega's zorg jij voor een goede operationele werking van het centrum.

Bij het bewonerssecretariaat sta je in voor de administratieve opvolging van de bewonergerelateerde zaken. Je zorgt voor de administratie bij in- en outtake waarbij je de bewoner ontvangt, te woord staat en alles correct klasseert in het individuele bewonersdossier. Je volgt dagelijks de bewonersaantallen op en slaagt erin een duidelijk overzicht te geven van de vrije plaatsen in het centrum. Je houdt actief contact met andere centrumdiensten en de centrale diensten om zo een correcte administratie van alle bewonersstukken te waarborgen..

In het open centrum voer je wekelijks kamercontroles uit in samenwerking met de polyvalent centrumassistenten in het kader van het beheer van de kamers. Je biedt administratieve ondersteuning aan de ICAM-coaches (Individual case management), die de procedurele opvolging voorzien van de bewoners. Je volgt de bagage-aanvragen op vanuit de gesloten centra.

Bij de personeelsadministratie zorg je ervoor dat je vragen van het personeel correct kan beantwoorden of hen kan doorverwijzen naar de juiste instanties. Hierbij ben je in staat zelf de nodige informatie terug te vinden of op te vragen. Je staat in voor de administratieve opvolging van het personeel (verloven, prestaties, ziekte, e.d.) en klasseert deze in het individuele personeelsdossier. Wat betreft de dagelijkse personeelsbezetting, zorg je ervoor dat je een correcte planning opmaakt en deze tijdig communiceert. Op vraag van de directie maak je rapporten, nota’s en verslagen op. J

Bij de logistieke (en boekhoudkundige) administratie draag je bij tot het nauwgezet opvolgen van de beschikbare logistieke en financiële middelen van het centrum. Geregeld heb je contacten met externe firma’s voor de opvolging van contracten. Daarnaast help je ook bij de voorbereiding van aankoopdossiers en vraag je offertes op. Onder toezicht van de directie voer je boekhoudkundige verrichtingen uit. Personeelsleden kunnen bij jou terecht wanneer ze materiaal nodig hebben aangezien jij instaat voor een goed georganiseerde stock. Voor het open centrum verzorg je ook de opvolging van het zakgeld van de bewoners en sta je hen te woord bij eventuele vragen. Je verdeelt, organiseert en volgt de klusjes op die de bewoners vrijwillig kunnen uitvoeren tijdens hun verblijf in het centrum. Na een controle van de uitgevoerde klusjes in het centrum, ga je over tot een tijdige en correcte uitbetaling.

Als administratief assistent bij de medische dienst bied jij ondersteuning aan de verpleegkundigen in het open centrum van Zaventem. Je voert alle gegevens van het patiëntendossier in en indien nodig vraag je het medische dossier op. Je voorziet de nodige formulieren ter voorbereiding van de consultaties en registreert de gegevens aangaande de uitgevoerde behandelingen en testresultaten.

Jouw profiel

Jouw profiel:

• Je hebt een diploma van het hoger secundair onderwijs of je bent vastbenoemd Nederlandstalig ambtenaar.
• Je bent klantgericht, werkt graag samen in team en hebt interesse in asiel en migratie.
• Er is geen ervaring vereist.

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Getuigschrift uitgereikt na het slagen "met vrucht" van een zesde leerjaar van het secundair onderwijs met volledig leerplan (algemeen, technisch, beroepssecundair onderwijs, duaal leren, buitengewoon onderwijs).
• Getuigschrift van hoger secundair onderwijs (algemeen, technisch, beroepssecundair onderwijs, duaal leren, buitengewoon onderwijs) of bekwaamheidsdiploma dat toegang verleent tot het hoger onderwijs.
• Diploma uitgereikt na het slagen voor het examen bedoeld in art. 5 van de wetten op het toekennen van de academische graden.
• Diploma of getuigschrift van het hoger secundair onderwijs voor sociale promotie, afgeleverd na een cyclus van tenminste zevenhonderd vijftig lestijden.
• Beroepscertificeringen van niveau 3 of 4 van de Vlaamse Kwalificatiestructuur (VKS, CFC of KDG).

Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma’s.

Als je jouw , bekijk dan op onze website de opties voor deelname.

Solliciteer je voor een functie in een andere taal dan die van je diploma? Let dan goed op, want in sommige gevallen moet je aantonen dat je die taal beheerst door te slagen voor een taaltest! Schrijf je zo snel mogelijk in voor de vereiste test, want het behalen van een taalcertificaat is een voorwaarde voor de selectie. Controleer of dit op jou van toepassing is door de informatie over ' ' te raadplegen.

Laad je diploma op in het gedeelte “cv” in van je online account op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Ben je laatstejaarsstudent van het academiejaar 2023 -2024?

Dan kan je deelnemen aan de selectie onder voorbehoud. Laad je inschrijvingsbewijs met duidelijke vermelding van studiejaar , academiejaar en afstudeerrichting op in jouw online account.

Als je slaagt, kan je wel pas in dienst treden als je het vereiste diploma hebt behaald en je dit hebt opgeladen in jouw online account.

Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.

• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Documenten coderen, klasseren en archiveren

Aanbod

Jouw profiel:

• Je hebt een diploma van het hoger secundair onderwijs of je bent vastbenoemd Nederlandstalig ambtenaar.
• Je bent klantgericht, werkt graag samen in team en hebt interesse in asiel en migratie.
• Er is geen ervaring vereist.

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Solliciteren

Lin Cooremans
02 488 97 05
Selrec-dvzoe@ibz.fgov.be