Functie

Als coördinator neem je de lead in de organisatie van diverse beurzen en
personeelsevents.
Events worden conceptueel uitgewerkt rekening houdende met de
evoluties in de markt. Hiervoor werk je nauw samen met sales, standenbouwers en diverse
leveranciers.
Ideeën en invullingen worden afgewogen, besproken, bijgeschaafd en
onderhandeld.
Je organiseert niet zomaar een event dat tot in de puntjes wordt voorbereid
en uitgewerkt, maar totaalbelevingen die zowel bezoekers als deelnemers meenemen in een
wow-gevoel van begin tot eind.
De volledige organisatie van beurzen gaande van reservatie
tickets en hotels tot bestellen beursmateriaal en uiteindelijke op- en afbouw van de stand:
geen enkel detail gaat aan jouw aandacht verloren!
Je wordt event expert voor diverse firma’s
binnen de groep en bouwt aan een netwerk van contacten met leveranciers en externe
partners.
Naast de organisatie van sales gerelateerde events werkt je ook op regelmatige basis
interne personeelsaangelegenheden uit: traktaties, geschenken, gadgets, stock-verkopen,…

Jouw profiel

Je bent bekend met de courante office programma’s en bij voorkeur ook met SketchUp.
Enige ervaring als Event coördinator is een pluspunt.
Voor deze vacature zoeken we een creatieve, geboren planner en organisator.
Je slaagt erin originele concepten uit te werken en verliest nooit de nieuwste trends uit het oog.
Met feeling voor textiel en interieur gecombineerd met een stevige dosis creativiteit en
ondernemingszin til je onze organisatie van events naar een hoger niveau.
Je bent een vlotte communicator, zet een concept sterk in de markt, werkt goed zelfstandig en in team aan
projecten en houdt het hoofd koel in een crisissituatie.
Deze functie brengt je (in normale omstandigheden) op regelmatige basis in het buitenland wat voor jou de kers op de taart is
na een lange voorbereiding.

• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• De activiteiten van een team coördineren
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren

Aanbod

Je werkt in een zelfsturend team, met een grote autonomie en veel ruimte voor eigen
initiatief en creativiteit.
De recent vernieuwde werkplek is voorzien van alle nodige comfort.
IT oplossingen en ons team Sport zorgt regelmatig voor sportieve uitdagingen.
Het glijdend uurrooster zorgt dan weer voor de nodige work-life balance.
Wij voorzien een competitief salaris, op basis van je ervaring en competenties, aangevuld met maaltijdcheques.

Solliciteren

Els Delabie
056 89 09 62
waregem.jobs@glowi.be