Functie

Als Office manager van het kantoor ondersteun je de zaakvoerder en het commerciële team. Je komt terecht bij het grootste vastgoednetwerk ter wereld.

Je taken als Office manager:

Als Office manager ondersteun je de zaakvoerder en het commerciële team bij de administratie , organisatie en communicatie . Zo lopen door jou de 'standard operational procedures' (SOP) een stuk vlotter. Concreet:

1. Administratie:

• Je ondersteunt de zaakvoerder met projectmanagementtaken en volgt ze op. Ook werk je samen met de ander vastgoedmakelaars en ondersteun je in het opvragen van documenten en attesten bij notarissen en gemeenten.
• Je assisteert bij het opmaken van documentatie en zorgt voor structuur in deze documentatie.
• Je ondersteunt ook het beheer en opvolging van dossiers van panden alsook de contracten met klanten en beroepsverenigingen.

2. Communicatie:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor onze klanten.
• Je helpt bij inkomende en uitgaande communicatie, intern en extern met klanten, in het Nederlands en Frans en soms ook Engels.
• Je helpt het commerciële team met het promotionele communicatiemateriaal, marketingcampagnes van panden en sponsoringsovereenkomsten alsook draag je zorg voor het bijbehorende archiveringsproces.

Jouw profiel

Je sterktes als Office manager:

Plannen en organiseren zijn je ding. En wat je ook doet, je bent hands-on en gaat proactief aan de slag. En altijd met oplossingen in het achterhoofd, waarbij je de klant centraal stelt, integer en behulpzaam handelt. Een positieve en leergierige houding appreciëren we bij CENTURY 21 Home Sweet Home heel sterk. Daarnaast zoeken we een collega met:

• Met kennis van administratie en die goed kan organiseren.
• Ervaring in een ondersteunende rol is een pluspunt, ervaring in een callcenter is ook een pluspunt.
• Zeer goede kennis Nederlands , mondeling en schriftelijk. Gematigd Frans is ook een vereiste.
• Sterke Microsoft Office skills en eventueel kennis van vastgoed documentatie.
• Zelfvertrouwen hebben aan de telefoon.

• Domein: Marketing
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Werken binnen het mediadomein: Sociale media
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren

Aanbod

• Werken voor het grootste vastgoed netwerk ter wereld
• Je werkt deeltijds in 3/5de. Eventueel is 4/5de ook bespreekbaar.
• Je financiële voordelen op een rijtje? Een goed salaris, maaltijdcheques, woonwerkverkeervergoeding.
• We verwelkomen je in een open en mensgerichte bedrijfscultuur, die mensen laat groeien via interne en externe opleidingsmogelijkheden.

Solliciteren

Tarik Amaallem
0485 53 10 11
info@century21hsh.be