Functie

Als draaischijf van onze administratie voor de service afdeling voer je een wisselend en boeiend
takenpakket uit.
Met de nodige ondersteuning vanuit het team sta je in voor :

- Beheer van receptie en telefonisch onthaal.
- Boeking van hotelovernachtingen voor techniekers.
- Administratieve ondersteuning voor serviceafdeling: werkbonnen, servicefacturatie.
- Onderhoudsadministratie: opmaak van onderhoudscontracten, planningslijsten, bijwerken van gegevens.
- Klantencommunicatie: telefonisch en via mail, inclusief technische overdracht aan engineering.
- Offertebeheer: opmaak van herstellingsoffertes, sjablonenbeheer, prijsaanpassingen.
- Opmaken van onderhoudsbonnen.
- Beheer van service-app en helpdesk voor techniekers.
- Facturatie: opmaak van facturen, proforma's, PO-nummers verkrijgen.
- Toegangsbeheer voor techniekers via platforms.
- Aankoop van dranken, automaatbeheer, communicatie met leveranciers.

Jouw profiel

Ervaring in administratie en management is een pluspunt
We zoeken ook naar een positieve mindset en een passie voor office management.

Voor deze functie zijn we op zoek naar iemand met een hart voor office management. Met een dosis
inzicht in onze bedrijfsprocessen (aankoop, verkoop, service) vind je snel jouw weg in de administratie
omdat je deze competenties meebrengt:

- Ervaring in administratie en managementfuncties.
- ICT-vaardigheden: MS Office, facturatie- en boekhoudsoftware, telefoon en internet.
- Talenkennis: Vloeiend in Nederlands, goede kennis van Frans en Engels (Duits is een pluspunt).
- Communicatief en klantgericht.
- Stressbestendig, prioriteiten kunnen stellen, snel kunnen schakelen.
- Teamplayer met focus op kwaliteit en maatschappelijke verantwoordelijkheid.
- Samen met ons team streef je resoluut naar kwaliteit (ISO 9001) en sta je achter onze doeleinden op het stuk van maatschappelijke verantwoordelijkheid (SDG Champion) en veiligheid (VCA**)

• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren

Aanbod

Maak deel uit van een dynamisch en gedreven team en ontdek hieronder ons aanbod:

- volop mogelijkheden voor zowel persoonlijke als professionele groei.
- Geniet van dagelijkse motivatie en ondersteuning.
- Profiteer van een competitief loonpakket dat is afgestemd op de markt en jouw behoeften.
- Neem deel aan uitdagende en boeiende projecten.
- Ontwikkel je vaardigheden verder en bereik je ambities.

Kom aan boord en ontdek hoe ver je kunt gaan in jouw carrière!
aarzel niet een solliciteer nu!

Solliciteren

Jessica Verbeyst
09 393 46 10
evergem@go4jobs.be