Functie

• Voorbereiden, opmaken en administratieve verwerking van dossiers allerhande

• Opvolging van de administratieve procesflow van begin tot einde van de aan jou toegewezen dossiers

• De samenstelling van de dossiers bewaken naar juistheid en volledigheid

• Administratieve behandeling van de meldingskaarten (o.m. agendering, ontvangstmeldingen, afhandelingsbrieven,…)

• Opstellen van de administratieve werkplanning, de materiële voorbereiding ervan en de opvolging

• Uitvoeren van balietaken, het verzorgen van het onthaal aan de balie tijdens de openingsuren en, indien nodig, doorverwijzen naar de juiste collega

• Opvolgen van stockbeheer en leveringen

• Voorstellen formuleren om de werking van de dienst te verbeteren

• Verzorgen, opstellen en vervolledigen van briefwisseling, uitnodigingen, verslagen en nota’s

• Opstellen van teksten en ondersteuning bij het ontwerpen van beslissingen voor college/vast bureau en de raden

• Participeert actief aan de verschillende projecten op de dienst

• Verzamelen, verwerken en bijhouden van actuele informatie, zoals wet- en regelgeving, om op elk ogenblik correcte en recente gegevens en informatie ter beschikking te hebben (voor jezelf, leidinggevenden, collega’s,…)

• Verrichten van operationeel ondersteunende taken, op vraag van het dienst- of afdelingshoofd, naar andere diensten toe om bij te dragen tot een vlotte werking

• Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van de dienst of organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is

• Vergaderingen praktisch voorbereiden: vastleggen van de datum, reserveren vergaderruimte, verzamelen van agendapunten,….

• Consulteren van digitale gegevens

• Bestellingen plaatsen voor de dienst, met respect voor de reglementering en interne procedures met betrekking tot overheidsopdrachten

• Op een correcte manier telefoonoproepen en e-mailberichten beantwoorden en/of doorverbinden

• Afstemmen met collega’s en leidinggevenden betreffende taken, dossiers en bij vragen of onduidelijkheden

• Contacten onderhouden met collega’s en hen helpen

• Verstrekken van inlichtingen (schriftelijke of mondeling) over dienstverlening en dossiers aangaande de dienst aan burgers en externe instanties

• Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren

• Opvolging en uitvoering klimaatplan

• Opmaak inventaris verschillende vergunningsstelsels en risicogronden

• Opvolgen van afvalbeheer, milieuklachten en subsidieaanvragen

• Uitwerken van milieusensibilisering en educatieve projecten

• Omgevingsvergunning: behandelen meldingen ingedeelde inrichtingen

• Sensibilisatie en informatie naar de bevolking en doelgroepen in verband met verkeer en mobiliteit

• Opmaken signalisatievergunningen

• Opmaken van eerste ontwerpen van technische beschrijvingen (technische kenmerken, meetstaten, prijsramingen,…) voor lastenboek op

• Opvolging van de werken en controle op de naleving van de veiligheidsregels

• Administratieve ondersteuning bieden bij bouw- en verkavelingsaanvragen, huisvestingsdossiers, stedenbouwkundige en notariële attesten

• Opmaken van maandelijkse statistieken

• Administratieve ondersteuning bij dossiers met betrekking tot verkoop en aankoop van gronden en verhuringen gemeentelijk patrimonium

• Intake van meldingen van burgers

• Administratieve afhandeling van meldingen

• Werkvergunningen nutsmaatschappijen voorbereiden

Jouw profiel

· In het bezit zijn van een diploma dat in aanmerking komt voor aanwerving in een

betrekking van niveau C

· Relevante aantoonbare beroepservaring kan een extra troef zijn

· Je bent een geoefend PC-gebruiker

· Je kan snel nieuwe softwareprogramma’s aanleren

· Slagen in een selectiegesprek

· Voldoen aan alle voorwaarden zoals beschreven in de rechtspositieregeling

• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Kopieerwerk verrichten
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren

Aanbod

· Een gevarieerde job in een boeiende sector op een filevrije locatie

· Een contractuele vervangingsovereenkomst in de betrokken salarisschaal (bruto geïndexeerde aanvangswedde bedraagt minimaal 2.303.39 euro per maand)

· Vorige openbare diensten worden gevalideerd, alsook maximum 12 jaar ervaring uit de privé-sector

· Andere geldelijke voordelen: gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of fietsvergoeding, maaltijdcheques per gepresteerde dag, hospitalisatieverzekering, diverse mogelijkheden om opleidingen te volgen

Solliciteren

Leen Van Wymeersch
016639553
personeelsdienst@tielt-winge.be