Functie

Persoonlijk Assistent :

• Beheren en opvolgen van de privé - en bedrijfsagenda's en afspraken van de CEO
• Efficiënt afhandelen van correspondentie en e-mail verkeer
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen met Executive Committee, Management Teammeeting, Salesmeetings, ...
• Prioriteren van taken en zorgen voor een gestroomlijnde workflow

Ondersteuning naar meerdere afdelingen:

• Actieve betrokkenheid bij diverse projecten binnen de organisatie
• Opvolgen van dossiers en projecten, waarbij je proactief acties onderneemt opdat de deadlines behaald zouden worden
• Coördinatie van interdepartementale samenwerkingen en communicatie
• Opvolging agenda's en CRM van het verkoopteam, alsook de correcte rapportering

Efficiënte organisatie:

• Zorgen voor optimalisatie van de organisatie en van interne processen, vergaderingen, sales meetings, ...
• Boekingen regelen van zakenreizen en organisatie omtrent conferenties
• Aankopen van zakelijke en privé materialen en benodigdheden
• Optimaliseren van administratieve procedures om de productiviteit te verhogen
• Je behandelt ad hoc taken en projecten en speelt flexibel in op de situatie

Jouw profiel

We zoeken een persoon

• met een sterke en directe communicatieve vaardigheid, zowel mondeling als schriftelijk
• met een grote flexibiliteit en pro-activiteit; focus op de oplossingen, niet op de problemen, indien mogelijk is voorkomen beter dan genezen
• die in staat om zelfstandig te werken en een sterk organisatietalent heeft, deadlines worden kort opgevolgd
• met een sterk analytisch vermogen en ervaring met rapportering (van cijfers en activiteiten, zowel in Excel als in PowerPoint)
• die bekendheid heeft met vertrouwelijke informatie en nodige discretie
• die een masterdiploma in een relevant vakgebied heeft met een aantoonbare ervaring als persoonlijk assistent op directieniveau
• die door het internationaal karakter van onze business zich vlot kan uitdrukken in het Nederlands, Frans en Engels

• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• De activiteiten van een team coördineren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern

Aanbod

Onze klant biedt een dynamische werkomgeving waarin je de kans krijgt om jouw vaardigheden op hoog niveau toe te passen. Je werkt mee met het directieteam en hebt de mogelijkheid om bij te dragen aan de groei en ontwikkeling van de organisatie. In ruil voor jouw expertise en energie biedt het bedrijf je een uitdagende job, een competitief salaris aangevuld met extralegale voordelen.

Solliciteren

Isabelle Van den Ostende
+32 9 397 15 83
isabelle@oxida.be